जब कम्प्यूटर में मौजूद किसी फाइल की कॉपी हमें चाहिए होती है तो उसे केवल दो तरीके से प्राप्त किया जा सकता है पहला इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से और दूसरा पेपर पर प्रिंट आउट के माध्यम से।

• जब हम किसी फाइल की कॉपी को इलेक्टॉनिक माध्यम (जैसे - पेन ड्राइव, ब्लूटूथ, कोई ऐप इत्यादि) से प्राप्त करते है तो यह सॉफ्ट कॉपी कहलाती है।

• इसके विपरीत, जब किसी फाइल की कॉपी को पेपर पर प्रिंट आउट के माध्यम से प्राप्त करते है तो यह हार्ड कॉपी कहलाती है।

सॉफ्ट कॉपी (Soft Copy)

1. इसे छुआ नहीं जा सकता है।
2. इसमें आसानी से संशोधन किया जा सकता है।
3. इसे कम्प्यूटर स्क्रीन पर आसानी से देखा जा सकता है।
4. इसमें मौजूद डाटा को लम्बे समय तक संग्रहीत किया जा सकता है।
5. इसे प्रदर्शित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक माध्यम की आवश्यकता होती है।

हार्ड कॉपी (Hard Copy)

1. इसे आसानी से छुआ जा सकता है।
2. इसमें संशोधन नहीं किया जा सकता है।
3. इसे पेपर पर प्रिंट आउट के रूप में देखा जा सकता है।
4. इसमें मौजूद डाटा को लम्बे समय तक संग्रहीत करना संभव नहीं है।
5. इसे प्रदर्शित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक माध्यम की आवश्यकता नहीं होती है।